Poniedziałek rano w małej firmie handlowej wygląda zwykle tak samo. W skrzynce czeka kilkadziesiąt zamówień z weekendu, ktoś siada do komputera i przepisuje je pojedynczo do programu magazynowego. Przy okazji okazuje się, że dwa towary, które sklep internetowy pokazywał jako dostępne, skończyły się w piątek, więc trzeba dzwonić do klientów i tłumaczyć.

To nie jest problem organizacji pracy ani zbyt małego zespołu. To skutek tego, że system e-commerce i program ERP nie wymieniają się danymi, więc rolę łącznika pełni człowiek. Rozwiązaniem jest gotowa integracja między tymi dwoma systemami, a jej działanie warto zrozumieć, zanim zacznie się porównywać dostawców.

Ile realnie kosztuje ręczne przepisywanie danych

Przepisanie jednego zamówienia zajmuje od dwóch do kilku minut, zależnie od liczby pozycji. Przy stu zamówieniach miesięcznie to kilka godzin, przy tysiącu to już etat. Do tego dochodzi ręczna aktualizacja stanów magazynowych i cen po stronie sklepu internetowego, zwykle robiona wieczorem albo raz na kilka dni, bo nikt nie ma czasu robić tego częściej.

Drugi koszt jest mniej widoczny, ale dotkliwszy: pomyłki. Przy przepisywaniu ręcznym mylą się ilości, warianty i adresy, a każda taka pomyłka kończy się zwrotem, korektą faktury albo straconym klientem. Im więcej zamówień, tym większa część dnia idzie na naprawianie tego, co poszło nie tak wczoraj.

Co się dzieje, kiedy stany magazynowe się rozjeżdżają

Jeśli sklep internetowy dostaje nowe stany raz dziennie, przez cały dzień sprzedaje na podstawie wczorajszych danych. Klient zamawia towar, którego nie ma na stanie, dostaje potwierdzenie, a potem telefon z informacją o braku. Przy sprzedaży na kilku platformach naraz problem rośnie, bo ten sam towar jest oferowany równolegle w kilku miejscach.

Skutki wychodzą poza jedną transakcję. Marketplace obniżają widoczność sprzedawców z dużą liczbą anulowanych zamówień, a klienci nie wracają. Częsta aktualizacja stanów nie jest więc kwestią wygody, tylko warunkiem stabilnej sprzedaży w kilku kanałach.

Jak działa gotowa integracja

Integrator to program, który staje pomiędzy systemem e-commerce a programem ERP i pilnuje, żeby dane po obu stronach się zgadzały. Pracuje w tle, cyklicznie, z aktualizacjami co kilka minut i bez udziału użytkownika. Nie trzeba go obsługiwać ani niczego w nim zatwierdzać.

Programy tego typu przygotowuje się osobno pod konkretne pary systemów i to jest ich przewaga nad rozwiązaniami pisanymi na zamówienie. Integratory.pl to platforma z gotowymi integracjami e-commerce, obejmująca najpopularniejsze polskie programy ERP: SubSync łączy sklepy internetowe z Subiektem GT, Subiektem Nexo Pro i Navireo, OpSync z Comarch ERP Optima, a WfSync z WAPRO Mag. Każdy z nich zna specyfikę swojego programu ERP, więc nie trzeba go dopiero uczyć, jak wygląda dokument magazynowy.

Co wędruje między systemami i w którą stronę

Kierunki są dwa i warto je rozdzielić. Z programu ERP do sklepu internetowego idą stany magazynowe, ceny i informacje o produkcie, czyli wszystko to, co decyduje o tym, co klient widzi na stronie. Dane wychodzą z miejsca, w którym są prowadzone na bieżąco, więc nie trzeba ich nigdzie dublować.

W drugą stronę wracają zamówienia razem z danymi kupującego i wybraną formą dostawy. Trafiają do programu ERP jako dokumenty, na podstawie których wystawia się fakturę i kompletuje przesyłkę. Zamknięcie tego obiegu oznacza, że jedno zamówienie jest wpisywane raz, przez klienta, i nikt nie przepisuje go po raz drugi.

Integrator, wtyczka i system OMS – trzy różne rzeczy

Sprzedawcy korzystający z Woo, PrestaShopa i Shopera często pytają o wtyczkę i jest to pytanie zasadne, bo tak nazywa się większość rozszerzeń do tych platform. Warto jednak wiedzieć, gdzie co stoi: wtyczka działa wewnątrz sklepu internetowego, a integrator instaluje się tam, gdzie stoi program ERP, czyli na komputerze albo serwerze w firmie. To nie jest dodatek do WordPressa.

Osobną kategorią są systemy OMS, takie jak Base (Baselinker), Apilo czy Sellasist. Służą do prowadzenia sprzedaży w wielu kanałach naraz: zbierają zamówienia z marketplace i ze sklepów internetowych w jednym panelu. Integrator nie jest ich alternatywą, tylko uzupełnieniem, bo to on łączy taki system OMS z programem ERP, w którym firma prowadzi magazyn i księgowość.

Czego potrzeba do startu i ile to kosztuje

Wymagania są niewielkie: komputer albo serwer z Windowsem, środowisko .NET i stałe łącze internetowe. Program instaluje się tam, gdzie już działa program ERP, więc w samym sklepie internetowym nie zmienia się nic. Pierwszą konfigurację przeprowadza konsultant przez pulpit zdalny i mieści się to zwykle w godzinie.

Rozliczenie ma postać rocznego abonamentu, w przedziale od 1 380 do 1 980 zł netto, zależnie od programu ERP. Przy Subiekcie GT dochodzi jednorazowa licencja SFERA po stronie InsERT. Zanim podejmie się decyzję, warto pobrać bezpłatną wersję testową na 15 dni i sprawdzić działanie na własnych danych, bo dopiero wtedy widać, ile pracy z tygodnia faktycznie znika.